El arte de cotizar

He iniciado muchas empresas y proyectos a lo largo de los años. Al inicio establecía los costos de los proyectos y productos que vendía con base en los costos directos que representaba, además de agregar un porecntaje de gastos administrativos (un punto muchas veces sacado de la manga) y por último la utilidad que establecía como ganancia para el proyecto.

Varias veces, sobre todo al principio, esto resulto un desastre.

Lo que había cotizado en $x resultaba que además tenía que pagar impuestos sobre la utilidad y después de agregarle las juntas adicionales, las revisiones a lo largo de los proyectos, los costos de gasolinas, tiempo, etc. en ocasiones resultaba que apenas había generado utilidad, aun cuando el proyecto había sido “grande” y en un inicio parecía muy prometedor.

Así con el tiempo y un poco de prueba y error fui a prendiendo como cotizar los proyectos mejor, además de haber encontrado una guía escrita por Antonio Quirarte que tenía una fórmula que apoyaba este proceso.

Así que vamos a empezar a desglozar los pasos para cotizar un proyecto, específicamente me voy a enfoncar en proyectos de intangibles en este artículo. Cuando hablo de intangibles me refiero a proyectos como desarrollos de sistemas, aplicaciones, sitios web, consultoría, arquitectura, diseño (ya sea web, tarjetas, logos, etc.) o cualquier proyecto que su resultado principal no sea un producto físico. Cuando se habla de productos físicos hay variaciones con respecto a la manera de cotizar y eso lo veremos en otro artículo pronto.

Pasos para cotizar:

  1. Sacar los costos del proyecto.
  2. Prestigio y/o credibilidad de tu empresa.
  3. Tipo de cliente.
  4. Impacto del resultado del proyecto en los negocios del cliente, y la responsabilidad que conlleva.
  5. La competencia.
  6. Utilidades e Impuestos.
  7. Fórmula para cotizar

1.- Costo

Esta variable no es fácil de obtener y vamos a dedicar un artículo completo en los próximos días para apoyarlos con este cálculo. Pero para apoyar en lo básico vamos a ver cuales son los puntos principales para tomar en cuenta sobre todo cuando estas iniciando tu negocio y posiblemente seas el único que trabaja en el proyecto o el equipo es de pocas personas.

Puntos a tomar en cuenta:

  • Sueldo de las personas involuradas en el proyecto, por ejemplo: 2 diseñadores 50% del tiempo y cada uno con un sueldo de $12,000, más un programador al 100% con un sueldo de $15,000, más un lider de proyecto el 20% de su tiempo con un sueldo de $14,000. Esto nos da un total de $29,800 pesos
  • Gastos fijos de oficina: Parte proporcional de la renta, agua, luz, teléfono y mantenimiento por la duración del proyecto. Por ejemplo: $8,000 de renta, $1,000 de electricidad, $200 de agua, $1,000 de teléfono, $800 de mantenimiento y el proyecto está estimado para 15 días y solo la mitad de la gente de la empresa está trabajando en el mismo (Suma de los costos $11,000 / 2 (la mitad del mes) / 2 (solo la mitad de la gente trabajando en el proyecto) = $2,750 pesos de gastos fijos).
  • Análisis, levantamiento de información, reuniones de seguimiento, transporte, etc. Por ejemplo: 10 reuniones del lider de proyecto (2 horas cada una por 10 nos da $1,750 pesos), costos de transporte 10 reuniones por $150 pesos suma otros $1,500 pesos, total del rubro = $3,250 pesos
  • Insumos para el proyecto. Hosting $500 pesos, dominio $150 pesos, Licencias de Software de diseño ($18,000 pesos por 2 licencias de suite de Adobe / 36 meses (tiempo para avanzar a nueva versión) / 2 (duración de 15 días del proyecto) = $250 pesos), impresiones para juntas de avance $100 pesos, da un total del rubro de $900 pesos.

El costo total de este proyecto es de: $ 36,800 pesos.

2.- Tipo de cliente

Este es un punto muy etereo o subjetivo ya que vamos a especificar si el cliente es una empresa grande, pequeña, sin fines de lucro o apoyo familiar.

Tipo de Cliente
Descripción
1 Cuando el proyecto es para un buen amigo, familiar o una paquena organización sin fines de lucro.
1.25 Organización sin fines de lucro de mayor tamaño, empresa mediana y definitivamente no tienen gran presupuesto.
1.5 Empresa mediana con buen presupuesto, empresa grande con oficinas bien puestas y oficinas satélite y sobre todo de marca conocida.
2 Corporativo transnacionales y/o empresas de las 2 tablas anteriores que han demostrado ser demasiado absorventes y que además se tardan en pagar.

3.- Prestigio y/o credibilidad de tú empresa

Esto refleja la credibilidad que tienes frente a tu cliente, la experiencia que tienes en el medio en que te desarrollas o simplemente la confianza que tienen en la solución que les estás ofreciendo.

Prestigio Descripción
1 Es uno de tus primeros proyectos, no tienes un portafolio sólido y con este proyecto estarás aprendiendo sobre este tipo de proyectos.
1.25 Ya tienes experiencia con proyectos de este tipo y puedes demostrar tu experiencia, no haz hecho un proyecto exactamente igual pero tienes la confianza que tú y/o tu equipo lo podrán desarrollar sin demasiados problemas.
1.5 Ya tienes experiencia en proyectos similares, un catálogo de proyectos y referencias amplios y lo puedes ejecutar sin problemas.
1.75 Has sido recomendado por un cliente anterior, eres una autoridad en el medio en que te desarrollas y además tienes mucha experiencia en este tipo de proyectos.
2 No cabe duda que tu empresa es la mejor del medio, ya tienes una presencia sólida en el medio y estás listo para cotizar en bolsa.

4.- Impacto del resultado del proyecto

Aqui se destaca la importancia que tiene el proyecto que te están solicitando con respecto a las operaciones del cliente. No es lo mismo que te soliciten mejorar el diseño de su sitio web (ya existente) a que te pidan que desarrolles el sistema que generará los ingresos de la empresa de tu cliente.

Tambien es importante utilizar como criterio en este punto lo que ocasionaría que tu proyecto no se termine a tiempo y/o que falle.

Impacto Descripción
1 No tiene impacto alguno, en realidad nadie se dará cuenta si el proyecto se hace o no.
1.2 Afecta a la imagen de la empresa pero no tiene impacto en el largo plazo, se puede arreglar rápidamente.
1.3 Mediano. Se puede dañar la operación del cliente o su imagen de manera seria.
1.5 Alto. Es posible que el impacto del proyecto sea mayor y que las operaciones se vean afectadas seriamente o que la imagen o marca del cliente sufran un daño irreparable.
2 Crítico. A partir de este proyecto la manera que opera la empresa cliente cambiará a nivel operaciones y/o su imagen dará un giro de 180 grados. Una falla puede significar una demanda en tu contra y una afectación al valor de la empresa.

5.- Competencia

¿Cuantas otras empresas o personas pueden desarrollar este proyecto? ¿El cliente tiene acceso a ellos? ¿Eres el único en la ciudad o país? ¿Tienes un producto o servicio único o exclusivo?

Competencia Descripción
1 Somos los únicos que lo podemos realizar o tenemos la representación exclusiva en el territorio.
1.3 No hay muchos que lo puedan hacer, el cliente no tiene manera de encontrarlos, además tiene prisa por iniciar el proyecto.
1.4 Hay algo de competencia pero nuestro servicio es superior. El cliente puede encontrar otras opciones, solo es cuestión de hacer unas búsquedas en Internet.
1.7 Hay mucha competencia. Hasta el momento somos los únicos cotizando pero puede cambiar si no les gusta la propuesta.
2 Hay mucha competencia y pudiste ver otras cotizaciones para el mismo proyecto sobre el escritorio del cliente o es por licitación.

6.- Utilidades y/o impuestos

Dependiendo del país donde te encuentres el monto que tienes que pagar al gobierno como impuestos, despues de pagar tus costos, puede variar. Esto afectará directamente a tus utilidades.

En México por ejemplo, se tiene que pagar aproximadamente el 30% de las utilidades. Es decir, si un proyecto tiene un costo de $90,000 pesos y facturaste $150,000 pesos, la utilidad bruta es de $60,000 pesos. De esta cantidad tienes que pagar ($60,000 pesos * 30%) $18,000 pesos de impuestos por lo que la utilidad neta queda en $42,000 pesos.

Importante: no se está tomando en cuenta el IVA o impuesto al valor agregado.

Utilidad Neta = (Precio – Costo) – ((Precio – Costo) * .3)

Por esto es importante verificar la Utilidad Neta sea la meta económica correcta y que con ello valga la pena el proyecto.

7.- La fórumla para cotizar

Precio = (Costo x Tipo de Cliente x Prestigio x Impacto) / Competencia

Esta forma solo es un complemento a la experiencia que tu y tu equipo pueden tener y no sustituye los costos establecidos en el medio en que te rodeas para poder cotizar, simplemente es una ayuda para darte cuenta si el precio que estás dando al cliente tiene bases sólidas y asegurar que no pierdas dinero al ejecutar tu proyecto.

Existen otras variables que se pueden agregar dependiendo el tipo de proyecto o cliente. Por ejemplo, si son proyectos que requieren mucho seguimiento o son clientes que quieren que estés fisicamente en sus oficinas junto con tus consultores todos los días tendrás que cambiar el costo y meter una variable de “Cliente dificil” la cual mutliplicarías al costo al igual que el tipo de cliente o el prestigio.

Vamos a explicar el detalle y tomar de ejemplo los datos que vimos en la sección de Costo.

  1. Costo: $36,800 pesos
  2. Tipo de cliente: Empresa mediana con buen presupuesto = 1.5
  3. Prestigio: Tienes poca experiencia y no eres muy conocido = 1.3
  4. Impacto: Nulo = 1
  5. Competencia: No hay muchos que lo puedan hacer = 1.3

Precio = ($36,800 pesos x 1.5 x 1.3 x 1) / 1.3 = $55,200 pesos

Utilidad Bruta = $18,400 pesos

Impuestos = $5,520 pesos

Utilidad Neta = ($55,200 – $36,800) – (($55,200 – $36,800) * .3 = $12,800

Ahora te corresponde a tí ponderar si vale la pena hacer este proyecto.

 

Contactanos para hacer una cita

Contactanos para hacer una cita

Uno de nuestros asesores te contactará para hacer una cita

You have Successfully Subscribed!